Fungsi dan Prinsip-prinsip Organisasi
A. Pendahuluan
Dalam rangka mencapai pembangunan nasional dalam segala bidang, untuk mewujudkan massa rakyat yang Adil dan Makmur seperti yang diharapkan oleh para pencetus Bangsa Indonesia. Sehingga terjadi massa rakyat yang Adil secara Sosial, Demokratik secara Politik, partisipasi secara Budaya dan sejahtera secara Ekonomi. Untuk menciptakan kondisi massa rakyat yang sedemikian, maka generasi muda sebagai agen perubahan lebih giat belajar. Generasi muda atau mahasiswa tidak harus belajar dikampus tetapi harus belajar dari organisasi, karena ”kampus hanya sebagian tempat kecil untuk belajar dan ilmu pengetahuan tidak semuanya ada dikampus”. Organisasi juga dipahami sebagai tempat belajar bersama dan proses pembetukan karakter yang lebih matang.
Dizaman modern sekarang maupun zaman dulu organisasi merupakan
sebuah tempat yang berguna bagi setiap manusia. Tanpa ada organisasi, maka mungkin orang belum bisa berkarya untuk mengisi waktu dan ruang yang ada, manusia tidak saling mengenal antara satu dengan yang lain. Kemudian tanpa ada organisasi kehidupan sosial massa rakyat dalam segala hal sulit untuk diatur dan jika organisasi tidak ada atau kurang berfungsi maka, mungkin saja kehidupan sosial belum bisa berubah. Perkembangan zaman yang begitu maju dalam realitas kehidupan sosial sekarang menunjukan kepada kita bahwa dalam segala bentuk kegiatan yang dilakukan sangat terikat dengan sebuah organiasi.
B. Pengertian Organisasi.
Organisasi dapat diberikan devenisi yang berbeda-beda tergantung dari sudut pandang orang yang memberi defenisi. Difinisi yang diberikan oleh phisikolog tentu akan lain dengan yang diberikan oleh sosiologi, ahli administrani negara, ahli ekonomi dan lain-lain. Namun demikian organisasi dapat dibedakan juga dalam arti statis dan arti dinamis. Dalam arti statis organisasi adalah kerangka atau wadah segenap kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tuujuan tertentu. Dengan kata lain, Meninjau oragnisasi dari segi statis, berarti peninjauan strukturnya.
Dalam arti dinamis organisasi adalah segenap proses kegiatan menetapkan dan membagi pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan wewenang, tugas dan tangung jawab, serta penetapan hubungan antara unit-unit atau pejabat-pejabatnya dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Adapun defenisi organisasi yang telah dipaparkan oleh beberapa pakar sebagai berikut :
1.Oganisasi dalam arti dinamis menurut Drs. M.Mnulang adalah suatu proses penetapan dan pembagian kerja yang akan dilakukan, pembagian tugas-tugas serta wewenang dan penetapan hubungan antar unsur-unsur organisasi, sehinga memungkinkan orang dapat bekerja bersama-sama seefektif untuk mencapai tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu pembuatan diferensiasi tugas-tugas.
2.Organisasi dipandang dari sudut manajemen oleh Drs.soekarno K yakni organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batasan tertentu.
3.Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan organisasi adalah suatu sistem pemerintahan formal, terstruktur dan terkordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi merupakan alat dan wadah saja.
4.James D.Mooney mengartikan organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
5.Chestar I.Berhnad organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terkordinasi secara sadar dan dilakukan oleh 2 orang atau lebih.
6.Koontz dan o. Donnel ” pemeberian hubungan wewenang dan dimaksud untuk mencapai kordinasi yang struktural, baik secara vertikal maupun horisontal diantara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahan”. Jadi organisasi adalah hubungan struktural yang mengikat atau menyatukan perusahan dan kerangka dasar tempat individu-individu berusaha, dikordinasikan.
7.March dan Simon memapakarkan organisasi adalah suatu sistem yang kompleks yang terdiri dari unsur phisikologis, sosiologis, teknologis dan ekonomis yang dalam dirinya sendiri membutuhkan penyelidikan yang intensif.
8.Philip Selznick mengutarakan organisasi adalah suatu sistem yang dinamis yang selalu berubah dan menyesuaikan diri dengan tekanan internal dan eksternal dan selalu dalam proses evolusi yang kontinyu.
Melihat dari beberapa devenisi yang telah disamapaikan oleh beberapa pakar tersebut, maka dapat disimpulkan organisasi adalah sekumpulan orang yang mempunyai sistem tertentu dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
C . Macam-macam bentuk organiasi.
Berbicara tentang organisasi dizaman sekarang dan manfaatnya bagi kehidupan kita semua maka perlu diketahui jenis-jenis dari organisasi agar mempermudah kita memahami dan membedakan organisasi yang ada. Adapun macam-macam organisasi yang dimaksud sebagai berikut :
1. Berdasarkan iktan strukturturalnya Edgar H. Schein membedakan antara lain
a. Oraganisasi sosial (social organization)
Dimana anggotanya terdiri atas orang-orang yang saling mempengaruhi secara spontan, mengapdi sesamanya, tanpa perhitungan untung rugi bagi dirinya. Contohnya : lembaga sosial, rumah yatim piatu dan lain-lain.
b. Oragasiasi formal (fomal organizasation)
Dengan strukur, tugas, wewenang dan tangung jawab yang pasti bagi masing-masing pejabat. Contohnya dinas pemerintahan.
c. Organisasi informal (informal organization)
Merupakan organisasi yang lebih bebas, luwes, tidak terlau formal peraturannya. Misalnya arisan.
2. Berdasarkan kebutuhan sosial
Talcott Parson membedakan organisasi bersarakan kebutuhan sosial sebagai berikut:
a. Oraganisasi ekonomi ( economic oagnization)
tujuannya mendapat keuntungan dari produksi atau jasa yang dihasilkan, tanpa merupakan segi sosial. Contohnya pabrik tekstil yang juga mengadakan poliklinik.
b. Orgasisasi politik (political oganization)
Kegiatan dibidang pembagian kekuasaan, pengambilan keputusan, pengaruh-mempengaruhi pemerintah. Contohnya partai politik.
c. Oragnisasi pengapdian massa rakyat ( integartive organization)
tujuannya mengadikan diri untuk kepentingan massa rakyat. Contonya rumah sakit, yatim piatu, yayasan sosial.
d. Organisasi pelestarian ( petter maintenance organisation)
tujuan melestarikan dan memelihara kesenian, pendidikan, kebudayaan dan lai-lain.
3. Berdasrkan jumlah puncak pimpinan
Dibedankan kedalam bentuk sebagai berikut :
a. Organisasi pimpinan puncak(single organization)
puncak pimpinan satu orang : direktur, kepala kantor dan lain-lain.
b. Organisasi pimpinan jamak ( plural executive oragization)
pucuk pimpinan terdiri atas beberapa orang : Direksi, yang terdiri atas diektur utama, beserta direktur-direktur bidang khusus; prsedium dan lain-lain.
4. Berdasarkan keterlibatan emosi (keterpaduan emosi/pribadi).Di bedakan kedalam :
a. Organisasi primair ( primary oragization)
Keterpaduan emosi dan pribadi lebih terasa : keluarga, organisasi profesi dan lai-lain
b. Organisasi sekunder (secundary orgazation)
Lebih banyak melibatkan akal, daripada keastaun emosi : organisasi formal : perusahan, dinas-dinas penerintah.
5. Berdasarkan nilai dan budaya atau lebih tepatnya berdasarkan tujuan Alferd Kuhn, membedakannya kedalam :
a. Organisasi kerja sama ( kooperative orgazation)
terutama tujuan tergalangnya kerjasama/gotong royong para anggotanya : keluarga, koperasi, orgasisasi sosial dan lain-lain.
b. Organsisasi cari untung (profit organization)
terutama tujuannya mencari laba : perusahan indusri perdagangan dan lain-lain.
c. Organisasi pengapdian (service oragization)
Bertujuan mengapdikan pada massa rakyat dan sesamanya. Contoh : organisasi agama, lembaga bantuan hukum dan lain-lain.
d. Organisasi penekan (pressure oragization)
tujuan untuk menekan pihak lain agar berbuat sesuai dengan kemauannya. Contoh : pressure group, serikat pekerja dan lain-lain.
D. Prisip-Prinsip Organisasi
Dalam membetuk sebuah organisasi hendaknya mendasarkan diri pada prinsip-prinsip organisasi bagi adanya sebuah organisasi yang baik. Prinsip merupakan sesuatu yang sangat penting dalam sebuah organisasi, prinsip dipandang sebagai nilai-nilai yang menjadi pedoman untuk orgasisasi tersebut menjalankan atau mengembang kegiatan-kegiatan dalam organisasi.
Prinsip-prinsip atau asas-asas tersebut sebagai berikut :
1. Perumusan tujuan dengan jelas (formulation of the objektive).
Tujuan organisasi harus terlebih dulu ditetapkan sebab tanpa ditentukan terlebih dulu, kita akan mengalami kesulitan dalam melakukan macam kegiatan.
Apa bila tujuan telah ditetapkan, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan tujuan itu dengan terperenci agar menjadi cukup jelas. Dengan dirumuskan tujuan, maka kesalatafsiran dapat dihindari sejauh mungkin.
2. Pembagian Pekerjaan/ kegiatan(division or works).
Kegiatan dan pekerjaan yang bermacam-macam itu harus digolong-golongkan atau dikelompkan. Setaiap orang mendapat pekerjaan tertentu atau sekelompok pekerja teretentu sesuai dengan keahliannya. Apabila pengelompokan pekerjaan itu diwujudkan dalam unit-unit kerja maka itu dinamakam departemenisasi.
Pembagian pekerjaan itu sangat penting antara lain :
a.Masing-masing orang itu mempunyai kecakapan, kemampuan dan pembawaan yang berbeda.
b.Bidang pekerjaan itu sangat luas dan membutuhkan keahlian yang berbeda, sedangkan setiap orang itu hanya terbatas dalam memiliki keahlian.
c.Agar dapat menjalankan tugas dengan baik, maka perlu setiap orang itu memusatkan perhatian pada satu macam pekerjaan pada suatu waktu tetentu.
Dalam tugaspun perlu mengikuti pedoman-pedoman :
1.Tujuan harus dijabarkan kedalam tugas-tugas pokok
2.Tugas poko kemudian harus diperinci kedalam tugas/kegiatan-kegiatan
3.Kegiatan dibagi-bagi dalam pekerjaan-pekerjaan; karena itu setiap organisai harus mempunyai tujuan, tugas pokok dan perincian aktifitas maupun pekerjaan.
4.Setiap pejabat perlu diberi daftar tugas yang wajib dilakukan olehnya
5.Meskipun tugasnya berfariasi, namun satu sama lain tetap berkaitan
6.Penempatan kedudukan setiap pejabat harus tetap sesuai dengan pembawaan, kecakapan kemampuannya.
7.Beban tugas dibuat seberat mungkin, sehingga tercipta keadilan, kepuasan dan kegairahan kerja.
8.Penambahn dan pengurangan pejabat hendaknya berdasarkan kebutuhan dan volume kerja.
9.Penggeseran pejabat haruslah didasarkan pada penciptaan kondisi kerja yang lebih baik, atau bersifat edukatif.
3. Pelimpahan Wewenang.
Dalam setiap organisasi, pucuk pimpinan bertangung jawab terhadap semua akibat yang dilakukan dalam organisasi itu. Apabila organisasi telah membesar, ia seorang tidak mungkin menjalankan tugas dengan baik. Oleh karena itu, perlu melimpahkan wewenangnya kepada orang lain yang menjadi bawahannya. Meskipun demikian, ia tetap bertangung jawab atas akibatnya. Ini jangan diartikan bahwa yang bertangung jawab hanya pucuk pimpinan saja, namun pucuk pimpinan tidak dapat melepaskan diri dari tangung jawab terhadap tugas yang telah dilimpahkan kepada bawahannya. Apabila masih terlalu berat masalahnya, maka pimpian yang lebih rendah kedudukannya itupun dapat melimhakan kepada anak buahnya.
Banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari pelimpahan tugas dan wewenang itu, misalnya :
a. Pimpinan dapat melakukan tugas-tugas pokok saja
b. Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkatan yang tepat
c. Putusan dapat diambil lebih cepat, dengan kondisi pikiran yang lebih jernih
d. Bawahan dapat berperan serta dengan lebih banyak, dalam rangka pengambilan
pengambilan keputusan
e. Dapat dihindarkan dari sikap menunggu perintah
f. Berguna sebagai latihan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi
g. Pelayanan dapat berjalan terus menerus, meskipun pejabat sedang tidak berada ditempat.
Pelimpahan wewenang itu dapat dilakukan atasan terhadap bawahan, apabila pejabat bawahan itu telah siap secara mental dan Fisik. Pedoman yang perlu diperhatikan dalam pelimpahan wewenang :
1.Batasan wewenang, tangung jawab dan tugas harus jelas dan seimbang.
2.Memperhatikan pendapat pegawai atau anggota yang akan mnerima wewenang.
3.Percaya bahwa penerima wewenang akan mampu menjalankan tugas dan
Tangungjawab yang diberikan.
4.Pemberi wewenang tetap harus melakukan pengarahan,
pembimbingan, pengontrolan, sehinga tugas dapat dijalankan dengan baik.
4. Rentangan Pengendalian
Yang dimaksud dengan rentangan pengendalian disini adalah jumlah bawahan yang masih dapat dikomtrol dengan baik oleh pimpinannya. Jumalh tersebut tidak dapat ditetapkan begitu saja, karena ada beberapa faktor yang mempengaruhinya; misalnya :
1. faktor yang bersifat objektif, misalnya;
a. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
b. Jenis dan corak pekerjaan
c. Tersebar tidaknya letak tempat kerja bawahan
d. Seragam tidaknya tugas pekerjaan bawahan
e. Stabil tidaknya organisasi
2. faktor yang bersiaf subjektif, misalnya;
a. Umur pejabat yang mengawasi
b. Pengalaman yang dimiliki dibidang yang diawasi
c. Kesehatan kecakapan dan lain-lain.
5. Tingkatan Hierarki (level of hierarky)
Yang dimaksud dengan tingkatan hierarki disini ada banyak tingkatan unit-unit yang sebaiknya diadakan untuk kelancaran kegiatan. Adanya tingkatan-tingkatan tersebut, maka saluran perintah dari atas kebawah dan saluran laporan dari bawah keatas diusahakan jangan saling menopoli.
Pelompatan hanya boleh dilakukan dalam keadaan terpaksa namun, apabila pejabat yang dilompati tadi berada ditempat harus segera di beritahu oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
E. Penutup
Berbicara tentang oraganisasi hari ini sangat penting dan sebuah kebutuhan yang segera dilaksanakan. Perlu diketahui oleh kita semua bahwa mengetahui tentang berbagai jenis teori organisasi lewat buku-buku dan referensi lain yang dipelajari untuk memperkaya wacana organisasi, namun kalau tidak dipraktekan maka teori yang telah dipelajari sangat tiada artinya bagi kita semua. Teori organisasi yang telah kita pelajari harus dipraktekan pada organisasi yang ada, karena berbicara organisasi bukan berbicara menghafal teori tapi yang penting adalah bagaimana berupaya mempraktekan teori tersebut.
Upaya belajar tentang organisasi merupakan suatu kebutuhan yang segera dilakukan bagi seorang mahasiswa dalam pengembangan jati diri mahasiswa. Apa yang kita pelajari diorganisasi merupakan sebuah modal untuk dapat merajut hari esok. Modal ilmu tentang oragnisasi yang telah dilimilki merupakan kunci kesuksesan bagi individu untuk mengejar karir atau menciptakan kehidupan yang lebih sejahtera.
Singkirkan keraguanmu untuk berorganisasi,
Karena keraguan merupakan awal dari kegagalan. Dengan departenisasi dimaksukan suatu proses membagi kegiatan-kegiatan kedalam unit-unit dengan mengunakan dasar pertimbangan tertentu.
Dasar pertimbangan itu dapat bermacam-macam, misalnya :
a. Dasar wilayah kerja
b. Dasar fungsi
c. Dasar jenis produksi
d. Dasar peralatan yang digunakan
e. Dasar waktu
"Orang bijak melihat ada hal-hal yang lebih berharga dari pada hidup, dan lebih mengutamakan hal-hal tersebut dari pada hidup itu sendiri”.
(J.J. Roseaou)
"Upaya pencarian makna di tengah kemajuan teknologi akan menjanjikan harapan (rising expectation) atau bahkan menimbulkan frustasi (rising frustation)”.
(Jhon Naisitt, Nana Naisbit, Dougllas Philips)
